Bestandsmanagement mit COSYS Software
In der heutigen Zeit mit Lieferengpässen, hohen Lieferzeit und steigenden Preisen ist ein gutes Bestandsmanagement wichtiger denn eh und je. Mit der Software von COSYS haben Sie stets alle Bestände im Überblick und erhalten Mitteilungen, wenn Kennwerte, wie Melde- oder Höchstbestände, erreicht werden.
Software zum Bestandsmanagement
Was ist Bestandsmanagement?
Bestandsmanagement ist die betriebliche Aufgabe, den vorhandenen Bedarf an Produkten und Dienstleistungen zu ermitteln und sicherzustellen. Dazu gehört die Planung, Beschaffung, Lagerung und Verteilung der Güter. Die Hauptziele des Bestandsmanagements sind die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen sowie die Minimierung der Kosten für Lagerhaltung und Beschaffung.
Software von COSYS
Mit der Software von COSYS können Sie schnell alle Lagerbuchungen durchführen. Eingehende Ware wird erfasst und auf einem Lagerplatz gebucht. Die Einlagerung kann mit oder ohne Auftrag erfolgen. Die lagernde Ware kann anschließend um- oder ausgelagert werden. Erreicht der Artikel durch Artikel durch die Einlagerung einen Höchst- oder durch die Auslagerung einen Meldebestand, wird automatisch eine Benachrichtigung erzeugt, die entsprechende Stelle informiert.
Die Software besteht aus einer mobilen App zur Erfassung aller Buchung und dem COSYS WebDesk, dem Leitstand, zur Anzeige aller Buchungen und Bestände, sowie Administration.
Mobile App
Die Software gibt es in verschiedenen Versionen und es können dadurch unterschiedliche Module freigeschaltet werden. Mit der Einsteigervariante V1 können Sie nach Betreten des Moduls Ein- oder Auslagerung einen Artikel, die Menge und entsprechenden Lagerplatz erfassen. In der V2 erhalten Sie zusätzlich noch eine Umlagerung. Die V3 beinhaltet zusätzlich die Module Wareneingang und Kommissionierung. Mit diesen beiden Modulen können Sie auftragsbezogen Buchungen bearbeiten.
COSYS WebDesk
Der COSYS WebDesk wird über den Browser an einem Computer aufgerufen. Nach dem Login stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sie können User anlegen und mit entsprechenden Rechten versorgen, Stammdaten erstellen oder pflegen und alle Bestände einsehen. Außerdem können Wareneingangs- und Kommissionieraufträge in dem System angelegt oder importiert werden. Des Weiteren sind alle erfassten Buchungen, samt Chargen- und Seriennummer einsehbar. Sobald ein Artikel den Melde- oder Höchstbestand erreicht, wird dies im WebDesk kenntlich oder es wird automatisch eine E-Mail verschickt.
Daten Import / Export
Das Herzstück eines jeden Bestandsmanagementsystems bilden die Stammdaten. Ohne saubere Stammdaten bringt auch das beste System nichts. Die Stammdaten können im WebDesk angelegt weren, jedoch haben viele Unternehmen ihre Daten schon in Form von Excellisten vorliegen, so dass diese nicht händisch in das System eingetippt, sondern importiert werden können. Neben Artikelstammdaten können auch Aufträge importiert werden. Alle erfassten Daten können auch exportiert werden. So können die Bestände exportiert und in weiterführenden System verwendet werden. Auch bietet das System die Möglichkeit PDF Reports zu ziehen.
Feature App & Dashboard
Die Software ist modular aufgebaut und nach dem Login sehen Sie alle freigeschalteten Module. Die Module können über den COSYS WebDesk jedem User individuell zugeordnet werden. Ein Modul wird durch Klicken betreten.
Neben den Modulen gibt’s den Punkt Datenüberragung. Über die Datenübertragung können Daten importiert oder gesendet werden. So können Daten vor dem Betreten von Zonen ohne WLAN nochmal aktualisiert und anschließend gesendet werden. Außerdem kann oben rechts das Einstellungsmenü betreten werden.
Mit dem Modul Einlagerung können Artikel schnell in das Lager ohne Auftragsbezug eingelagert werden. Dazu wird der Artikel gescannt, die Artikelnummer eingegeben oder der Artikel wird über die Suche ausgewählt. Anschließend wird die Menge erfasst.
Handelt es sich um einen Chargen- oder Seriennummergeführten Artikel erscheint ein weiteres Feld, in dem der entsprechende Wert erfasst werden muss.
Wenn der Harken aktiviert wurde, zeigt das System alle Lagerplätze an, auf dem der Artikel bereits liegt. Wird der Harken nicht aktiviert, kann jeder Lagerplatz gewählt werden.
Mithilfe des Kommentarfelds können optional weitere Informationen, wie beispielsweise Kostenstelle, Projektnummer, etc., erfasst werden.
Um Ware schnell aus dem Lager auszubuchen dient das Modul Auslagerung. Ein Artikel wird erfasst, anschließend erscheint der Artikeltext. Im Feld Lagerplatz zeigt das System mögliche Entnahmeorte an. Die Lagerplätze können nach dem Fifo-Prinzip oder Laufwegoptimiert angezeigt werden.
Das Modul Auslagerung arbeitet ohne Auftragsbezug. Damit trotzdem eine Zuordnung erfolgen kann, gibt es die Kommentarfunktion. Hier können Kundennamen, Projektnummer, Kostenstellen, Gründe der Entnahme etc. vermerkt werden.
Bei dem Modul Umlagerung werden Artikel von Lagerplatz A nach B verräumt. Das Modul ist zweistufig aufgebaut.
Im ersten Schritt wird der oder die Artikel entnommen. Dazu wird der Entnahmelagerort und der Artikel erfasst. Anschließend wird die Menge und ggf. Charge oder Seriennummer eingegeben. Sind alle umzulagernden Artikel in der Liste aufgenommen, wird die Entnahme bestätigt und die zweite Maske öffnet sich.
Nachdem alle Artikel entnommen wurden, müssen sie auf den neuen Lagerplatz gebucht werden. Dazu wird der Ziellagerplatz ausgewählt und der Artikel wird gescannt. Nach Eingabe der Menge kann die Umlagerung bestätigt werden.
Mithilfe des Beständebuttons kann zu jedem Artikel angezeigt werden, wo dieser liegt, damit die Artikel zu Restbeständen verräumt werden können.
Die Aufträge vom Wareneingang werden im COSYS WebDesk angelegt oder importiert. Anschließend können sie über die mobile App bearbeitet werden.
Es wird aus der Auftragsauswahl ein Auftrag ausgewählt. Es gibt diverse Filtermöglichkeiten um den Auftrag zu identifizieren.
Sobald ein Auftrage betreten wurde, erscheint die Positionsübersicht, welche anzeigt welche Artikel im Auftrag enthalten sind. Die Positionen sind farblich gekennzeichnet nach ihrem Bearbeitungsstatus
Ein Artikel kann über scannen der Artikelnummer oder Doppelklick betreten werden. Anschließend wird die IST-Menge eingeben und mit der Soll-Menge abgeglichen.Bei Chargengeführten Artikel wird die Charge erfasst
Anschließend wird ein Lagerplatz ausgewählt.
Sind alle Positionen abgeschlossen, kann der Auftrag gesendet werden. Alternativ kann der Auftrag geparkt werden
Durch das Modul Kommissionierung gehören Picklisten aus Papier der Vergangenheit an. Sie wählen den gewünschten Auftrag aus und betreten diesen. Anschließend sind alle Positionen aufgelistet. Vor den Positionen sehen Sie die Lagerplätze, welche Laufwegoptimiert ausgewählt sind.
Am Lagerplatz angekommen, wir der Artikel gescannt und so betreten. Wird ein falscher Artikel gewählt erscheint eine Fehlermeldung.
Sobald ein Artikel gescannt wurde, öffnet sich die Positionserfassung. Hier werden die IST-Menge und der Entnahmelagerplatz erfasst. Sollte auf dem Lagerplatz nicht genug Bestand vorhanden sein, kann das System den nächsten Lagerplatz anzeigen.
Bei Untermengen kann auch ein Grund ausgewählt werden. Die erfassten Artikel erhalten verschiedene Farben, so erhält der Mitarbeiter stets einen Überblick, welche Positionen noch erfasst werden müssen.
Das Modul Artikelinfo liefert Ihnen schnell hilfreiche Informationen zu Artikeln und Lagerplätzen.
Wenn Sie einen Artikel scannen oder über die Textsuche auswählen, zeigt das System verschiedene Informationen, wie beispielsweise den Artikeltext an. Außerdem sehen Sie wo der Artikel mit welcher Menge liegt.
Ähnlich wie bei den Artikeln können Sie sich auch Informationen zu den Lagerplätzen anzeigen lassen. Bei Scannen oder Auswahl eines Lagerplatzes können Sie sich anzeigen lassen, welche Artikel mit welcher Menge auf dem Platz liegen.
Mit dem Modul für den Etikettendruck lassen sich Etiketten für Artikel oder Lagerplätze einfach und effizient erstellen. Zunächst entscheiden Sie, ob Sie Etiketten für einen Artikel oder einen Lagerplatz drucken möchten.
Wenn Sie sich für Lagerplätze entscheiden, können Sie entweder einen spezifischen Lagerplatz auswählen oder Etiketten für sämtliche angelegte Lagerplätze im Rahmen der Erstausstattung generieren.
Auf den Etiketten für Artikel können neben der Artikelnummer und dem Artikeltext auch zusätzliche Informationen wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummer oder Chargennummer dargestellt werden. Diese Angaben lassen sich direkt in der entsprechenden Maske erfassen. Zudem kann dort festgelegt werden, wie viele Etiketten gedruckt werden sollen.
Der Druck von Etiketten kann ebenfalls direkt aus den Modulen Bestandsinfo und Einlagerung initiiert werden.
Das Modul Fotodokumentation ermöglicht es Ihnen, sämtliche Schritte und Prozesse umfassend festzuhalten. Es leistet wertvolle Unterstützung bei Aufgaben wie der Schadensdokumentation im Wareneingang oder der korrekten Verpackung während der Kommissionierung. Auch die Verladung auf den LKW kann mithilfe des Moduls dokumentiert werden.
Zudem können Fotos von Begleitdokumenten oder Zertifikaten erstellt und gespeichert werden.
Die aufgenommenen Fotos können direkt auf dem Server gespeichert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Bilder in Berichten darzustellen. So können Sie beispielsweise Reports zu Wareneingangs- oder Kommissionieraufträgen erstellen, die sowohl die erfassten Artikel als auch die zugehörigen Fotos enthalten. Diese Berichte können Sie bei Reklamationen als Nachweis an Lieferanten oder Kunden weitergeben.
Der COSYS WebDesk wird über dem Browser aufgerufen. Nachdem Login sieht man den Startbildschirm, der ähnlich wie ein Computer aufgebaut ist. Über die verschiedenen Module (Verknüpfung) öffnen sich die entsprechenden Fenster. Über die Rechte können die Module ein- oder ausgeblendet werden.
Im Administrationsmenü sehen Sie alle Benutzerkonten. Die Konten können hier angelegt oder bearbeitet werden. Außerdem gibt’s die Möglichkeit Rechtegruppen zu verwalten und Benutzerkonten entsprechende Gruppen zuzuordnen. Außerdem können Mandanten und Filialen angelegt werden.
Die Stammdaten sind sehr wichtig für das System und können über den WebDesk angelegt oder importiert werden. Jeder Artikel hat eine eindeutige Artikelnummer, worüber dieser identifiziert wird. Zu jedem Artikel können verschiedene Attribute und Merkmale ergänzt werden, wie Meldebestand, Höchstbestand oder ob es sich um einen Chargen- oder Seriennnummergeführten Artikel handelt.
Ebenfalls können in dem System Lagerplätze gepflegt werden. Die Lagerplätze werden im WebDesk angelegt und bearbeitet. Sie können zwischen Lager, Lagerplätze und Lagerbereiche unterschieden werden. Außerdem können die Lagerplätze in Gruppen eingeteilt werden, so dass beispielsweise Sperrlagerplätze nicht für die Kommissionierung verwendet werden dürfen.
Unter dem Punkt Bestandsverwaltung können Sie alle Bestände einsehen. Es gibt die Ansicht auf Lagerplatz- oder Artikelebene. Bei der Lagerplatzebene sind alle Artikel eines Lagerplatzes aufgelistet. So sehen Sie beispielsweise, dass ein Artikel auf zwei Lagerplätzen liegt. In der Artikeleben sehen Sie genau wie oft ein Artikel auf Lager ist. In den beiden Ansichten können Sie auch Chargen und Seriennummern anzeigen lassen.
Im Bestandsverlauf sind alle durchgeführten Buchungen einsehbar. Über verschiedene Filter, beispielsweise Buchungsart, Zeitraum oder Artikelnummer, können Sie genau die Informationen sehen, welche Sie benötigen. Außerdem sind die erfassten Kommentare und der Erfasser einsehbar.
Im Wareneingangsmodul haben Sie alle Aufträge im Blick. Jeder Auftrag hat einen Status, so dass Sie jederzeit sehen können, wie weit ein Auftrag bearbeitet ist. Auch ist einsehbar, welche Positionen in einem Auftrag sind. Die Aufträge können im WebDesk angelegt oder importiert werden.
Alle Kundenbestellungen können als Auftrag im COSYS WebDesk angelegt oder importiert werden. In der Übersicht ist stets zu erkennen, wie weit ein Auftrag bearbeitet ist. So können Mitarbeiter aus der Auftragsverarbeitung mit einem Klick alle wichtigen Informationen sehen, ohne das Lager zu kontaktieren.
Zu allen Artikel können Melde- und Mindestbestände hinterlegt werden. Sobald ein Artikel unter den Bestand fällt, ist der Meldebestand erreicht und erscheint in der Liste. Nachdem der Bestand wieder über dem Meldebestand liegt, verschwindet der Artikel aus der Liste. Alternativ zu der Ansicht m WebDesk ist auch eine E-Mail Benachrichtigung möglich.
Im Modul Mindesthaltbarkeitsdatum erhalten Sie eine Übersicht über alle abgelaufenen Artikel. Diese können anschließend entweder über die Bestandsverwaltung oder die mobile App ausgebucht werden. Mit der PDA-Auswertung zur Restlaufzeit haben Sie zudem die Möglichkeit, Artikel frühzeitig zu identifizieren, bevor ihr Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht ist.
Das Dashboard gibt einen Überblick über verschiedene Aktivitäten im Lager. So erhalten Sie schnell einen Überblick über die Aktivitäten an den einzelnen Tagen und viele weitere Statistiken.
In dieser Übersicht erhalten Sie einen Überblick, welche Buchungsarten am Tag durchgeführt wurden. Sie können die Ansicht auf verschiedene Zeiträume filtern. So kann ein Muster abgeleitet werden, so dass der Personaleinsatz perfekt abgestimmt werden kann. Bei Klick auf eine Buchungsart können weitere Details zu den Buchungen angezeigt werden.
In der Artikelübersicht sehen Sie, wie oft ein Artikel bewegt worden ist. So ist direkt ersichtlich, welche Artikel die Top 10 bzw. Flop 10 sind. So können die Lagerplätze besser belegt werden, so dass die Renner weiter vorne im Lager sind.
Die Lagerplatzübersicht zweigt an, wie oft auf einem Lagerplatz Bewegungen sind. So können Sie ableiten, ob die Lagerplätze optimal gewählt sind. Wenn beispielsweise auf einem Lagerplatz weit hinten viele Bewegungen sind, ist es sinnvoll die Artikel von dem Lagerplatz weiter nach vorne zu verlagern.
Um zu bewerten wie effektiv die Mitarbeiter arbeiten, wird in der Ansicht der Lagerbewegungen nach Erfasser aufgelistet wie oft eine Lagerbewegung durchgeführt wurde.
In dieser Ansicht werden die Durchlaufzeiten der Aufträge angezeigt. Jeder Auftrag hat einen Status, die Zeit wird erfasst. So wird ermittelt wie lange ein Auftrag auf offen stand, bis er über bearbeiten anschließend abgeschlossen wurde.
Pro Buchungsart werden die Anzahl der Aufträge aufgelistete, welche an einem Tag / Monat bearbeitet wurden. So sehen Sie direkt wann viele Wareneingänge und Kommissionierungen gebucht wurden
Aufträge können gepakrt werden, wenn beispielsweise nur eine Teillieferung erfolgt ist. In dieser Übersicht ist ersichtlich, wie oft Aufträge unterbrochen werden.
FAQ Bestandsmanagement
Bestandsmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung von Aktiva, Beständen und Inventar. Es umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die richtigen Aktiva (wie Rohstoffe oder Fertigwaren) zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Bestandsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Planung und des Materialmanagement.
Im Bestandsmanagement gibt es eine Reihe verschiedener Aufgaben. Dazu gehört die Überwachung und Kontrolle des Bestandes, die Organisation der Lagerhaltung, die Planung der Bestellungen und die Kontrolle der Warenbewegungen. Das Ziel des Bestandsmanagements ist es, den reibungslosen Ablauf des Lagers zu gewährleisten und sicherzustellen, dass genügend Waren vorrätig sind, um die Nachfrage zu decken.
Das Ziel des Bestandsmanagements ist es, den Bestand eines Unternehmens so zu verwalten, dass er die Nachfrage der Kunden bedienen kann, ohne dass es zu Engpässen oder Verlusten kommt. Dazu gehört die Planung der Produktion und des Lieferkettenmanagements sowie die Überwachung und Kontrolle des Bestands.
Der Erfolgsfaktor Bestandsmanagement ist die Fähigkeit, den Bestand eines Unternehmens zu verwalten und zu kontrollieren. Dies beinhaltet die Überwachung des Lagerbestands, der Produktion und der Lieferungen. Es ist wichtig, den Bestand so zu verwalten, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht und Kunden zufrieden sind. Ein gutes Bestandsmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn der Bestand nicht richtig verwaltet wird, kann dies zu Engpässen führen, was wiederum dazu führt, dass Kunden unzufrieden sind. Auch kann es zu Produktionsproblemen kommen, wenn der Lagerbestand nicht ausreichend ist. Ein gutes Bestandsmanagement hilft dem Unternehmen also, seine Ziele zu erreichen und Kunden zufriedenzustellen.