Bestandsmanagement mit COSYS Software
Ein gutes Bestandsmanagement ist in der heutigen Zeit sehr wichtig, weil oft entstehen Lieferengpässe, hohe Lieferzeiten und schwankende Preise, welche Unternehmen vor eine große Herausforderung stellen. Mit der Software von COSYS haben Sie stets alle Bestände im Überblick und erhalten Mitteilungen, wenn Kennwerte wie Melde- oder Höchstbestände erreicht werden.
Software zum Bestandsmanagement
Was ist Bestandsmanagement?
Bestandsmanagement bezeichnet die Planung, Steuerung und Kontrolle von Lagerbeständen mit dem Ziel, eine optimale Balance zwischen Angebot und Nachfrage zu gewährleisten. Es umfasst alle Prozesse zur Verwaltung von Waren, Rohstoffen und Produkten, um Engpässe zu vermeiden und gleichzeitig Lagerkosten zu minimieren.
Zu den wichtigsten Aufgaben des Bestandsmanagements gehören die Bedarfsplanung, die Bestandsüberwachung, die Optimierung von Lagerbeständen sowie die Nachbestellung von Waren. Dabei kommen verschiedene Methoden wie Just-in-Time-Beschaffung, Sicherheitsbestände oder automatisierte Bestellprozesse zum Einsatz. Zudem spielt die Analyse von Absatzmustern eine zentrale Rolle, um zukünftige Bedarfe möglichst genau vorherzusagen.
Ein effizientes Bestandsmanagement ist essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Es trägt dazu bei, die Verfügbarkeit von Produkten sicherzustellen, die Lagerhaltungskosten zu senken und die Kapitalbindung zu minimieren. Gleichzeitig verbessert es die Kundenzufriedenheit, da Produkte stets verfügbar sind, ohne dass es zu Überbeständen oder Lieferverzögerungen kommt. In einer global vernetzten Wirtschaft mit schwankenden Lieferketten gewinnt ein optimiertes Bestandsmanagement zunehmend an Bedeutung.
Herausforderungen im Bestandsmanagement
Das Bestandsmanagement steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sowohl operative als auch strategische Aspekte betreffen. Eine der größten Schwierigkeiten liegt in der Balance zwischen Überbeständen und Fehlmengen – zu hohe Lagerbestände binden Kapital und erhöhen Lagerkosten, während zu geringe Bestände zu Lieferengpässen, Produktionsausfällen und unzufriedenen Kunden führen können. Hinzu kommen Unsicherheiten in der Nachfrageprognose, die durch saisonale Schwankungen, Marktveränderungen oder globale Krisen noch verstärkt werden. Die zunehmende Komplexität globaler Lieferketten, kürzere Produktlebenszyklen und die Notwendigkeit zur Digitalisierung stellen weitere Anforderungen an ein effizientes und transparentes Bestandsmanagement. Unternehmen müssen daher moderne IT-Systeme integrieren, präzise Analysen durchführen und flexibel auf Veränderungen reagieren können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ohne eine geeignete Softwarelösung führt das Bestandsmanagement häufig zu erheblichem Mehraufwand. Prozesse wie die Bestandskontrolle, Nachbestellung oder Auswertung von Lagerdaten müssen manuell durchgeführt werden, was nicht nur zeitintensiv ist, sondern auch die Fehleranfälligkeit erhöht. Die mangelnde Transparenz über aktuelle Bestände, Lieferzeiten und Bedarf erschwert fundierte Entscheidungen und führt oft zu ineffizienten Abläufen. Insbesondere bei wachsenden Unternehmen oder komplexen Produktportfolios stößt ein manuelles Bestandsmanagement schnell an seine Grenzen und kann langfristig zu Wettbewerbsnachteilen führen.
Software für Bestandsmanagement
Mit der Bestandsmanagement Software von COSYS können Sie schnell alle Lagerbuchungen durchführen. Die Software besteht aus einer mobilen App und dem COSYS WebDesk. Eingehende Ware wird mit der App erfasst und auf einem Lagerplatz gebucht. Die Einlagerung kann mit oder ohne Auftrag erfolgen. Die lagernde Ware kann anschließend um- oder ausgelagert werden. Zu Artikeln können Schwellenwerte wie Meldebestände oder Höchstbestände festgelegt werden und beim Erreichen des Wertes wird automatisch eine Benachrichtigung erzeugt.
Der COSYS WebDesk wird über den Browser an einem Computer aufgerufen. Dort können Sie User anlegen, Stammdaten erstellen oder pflegen und alle Bestände einsehen. Außerdem können Wareneingangs- und Kommissionieraufträge in dem System angelegt oder importiert werden. Des Weiteren sind alle erfassten Buchungen, samt Chargen- und Seriennummer einsehbar. Neben Aufträgen können auch weitere Stammdaten (Artikel und Lagerplätze) importiert werden. Die erfassten Daten können auch aus dem System exportiert werden, so dass Sie diese weiterverarbeiten können.
Die Software gibt es in verschiedenen Versionen und es können dadurch unterschiedliche Module freigeschaltet werden. Die Konfiguration der Versionen können Sie unter dem Punkt Anfrage sehen.
Feature App & Dashboard
Optionale Features und Erweiterungen
Die Software ist modular aufgebaut und nach dem Login sehen Sie alle freigeschalteten Module. Die Module können über den COSYS WebDesk jedem User individuell zugeordnet werden. Ein Modul wird durch Klicken betreten.
Neben den Modulen gibt’s den Punkt Datenüberragung. Über die Datenübertragung können Daten importiert oder gesendet werden. So können Daten vor dem Betreten von Zonen ohne WLAN nochmal aktualisiert und anschließend gesendet werden. Außerdem kann oben rechts das Einstellungsmenü betreten werden.
Mit dem Modul Einlagerung können Artikel schnell in das Lager ohne Auftragsbezug eingelagert werden. Dazu wird der Artikel gescannt, die Artikelnummer eingegeben oder der Artikel wird über die Suche ausgewählt. Anschließend wird die Menge erfasst.
Handelt es sich um einen Chargen- oder Seriennummergeführten Artikel erscheint ein weiteres Feld, in dem der entsprechende Wert erfasst werden muss.
Wenn der Harken aktiviert wurde, zeigt das System alle Lagerplätze an, auf dem der Artikel bereits liegt. Wird der Harken nicht aktiviert, kann jeder Lagerplatz gewählt werden.
Mithilfe des Kommentarfelds können optional weitere Informationen, wie beispielsweise Kostenstelle, Projektnummer, etc., erfasst werden.
Um Ware schnell aus dem Lager auszubuchen dient das Modul Auslagerung. Ein Artikel wird erfasst, anschließend erscheint der Artikeltext. Im Feld Lagerplatz zeigt das System mögliche Entnahmeorte an. Die Lagerplätze können nach dem Fifo-Prinzip oder Laufwegoptimiert angezeigt werden.
Das Modul Auslagerung arbeitet ohne Auftragsbezug. Damit trotzdem eine Zuordnung erfolgen kann, gibt es die Kommentarfunktion. Hier können Kundennamen, Projektnummer, Kostenstellen, Gründe der Entnahme etc. vermerkt werden.
Bei dem Modul Umlagerung werden Artikel von Lagerplatz A nach B verräumt. Das Modul ist zweistufig aufgebaut.
Im ersten Schritt wird der oder die Artikel entnommen. Dazu wird der Entnahmelagerort und der Artikel erfasst. Anschließend wird die Menge und ggf. Charge oder Seriennummer eingegeben. Sind alle umzulagernden Artikel in der Liste aufgenommen, wird die Entnahme bestätigt und die zweite Maske öffnet sich.
Nachdem alle Artikel entnommen wurden, müssen sie auf den neuen Lagerplatz gebucht werden. Dazu wird der Ziellagerplatz ausgewählt und der Artikel wird gescannt. Nach Eingabe der Menge kann die Umlagerung bestätigt werden.
Mithilfe des Beständebuttons kann zu jedem Artikel angezeigt werden, wo dieser liegt, damit die Artikel zu Restbeständen verräumt werden können.
Die Aufträge vom Wareneingang werden im COSYS WebDesk angelegt oder importiert. Anschließend können sie über die mobile App bearbeitet werden.
Es wird aus der Auftragsauswahl ein Auftrag ausgewählt. Es gibt diverse Filtermöglichkeiten um den Auftrag zu identifizieren.
Sobald ein Auftrage betreten wurde, erscheint die Positionsübersicht, welche anzeigt welche Artikel im Auftrag enthalten sind. Die Positionen sind farblich gekennzeichnet nach ihrem Bearbeitungsstatus
Ein Artikel kann über scannen der Artikelnummer oder Doppelklick betreten werden. Anschließend wird die IST-Menge eingeben und mit der Soll-Menge abgeglichen.Bei Chargengeführten Artikel wird die Charge erfasst
Anschließend wird ein Lagerplatz ausgewählt.
Sind alle Positionen abgeschlossen, kann der Auftrag gesendet werden. Alternativ kann der Auftrag geparkt werden
Durch das Modul Kommissionierung gehören Picklisten aus Papier der Vergangenheit an. Sie wählen den gewünschten Auftrag aus und betreten diesen. Anschließend sind alle Positionen aufgelistet. Vor den Positionen sehen Sie die Lagerplätze, welche Laufwegoptimiert ausgewählt sind.
Am Lagerplatz angekommen, wir der Artikel gescannt und so betreten. Wird ein falscher Artikel gewählt erscheint eine Fehlermeldung.
Sobald ein Artikel gescannt wurde, öffnet sich die Positionserfassung. Hier werden die IST-Menge und der Entnahmelagerplatz erfasst. Sollte auf dem Lagerplatz nicht genug Bestand vorhanden sein, kann das System den nächsten Lagerplatz anzeigen.
Bei Untermengen kann auch ein Grund ausgewählt werden. Die erfassten Artikel erhalten verschiedene Farben, so erhält der Mitarbeiter stets einen Überblick, welche Positionen noch erfasst werden müssen.
Das Modul Artikelinfo liefert Ihnen schnell hilfreiche Informationen zu Artikeln und Lagerplätzen.
Wenn Sie einen Artikel scannen oder über die Textsuche auswählen, zeigt das System verschiedene Informationen, wie beispielsweise den Artikeltext an. Außerdem sehen Sie wo der Artikel mit welcher Menge liegt.
Ähnlich wie bei den Artikeln können Sie sich auch Informationen zu den Lagerplätzen anzeigen lassen. Bei Scannen oder Auswahl eines Lagerplatzes können Sie sich anzeigen lassen, welche Artikel mit welcher Menge auf dem Platz liegen.
Mit dem Modul für den Etikettendruck lassen sich Etiketten für Artikel oder Lagerplätze einfach und effizient erstellen. Zunächst entscheiden Sie, ob Sie Etiketten für einen Artikel oder einen Lagerplatz drucken möchten.
Wenn Sie sich für Lagerplätze entscheiden, können Sie entweder einen spezifischen Lagerplatz auswählen oder Etiketten für sämtliche angelegte Lagerplätze im Rahmen der Erstausstattung generieren.
Auf den Etiketten für Artikel können neben der Artikelnummer und dem Artikeltext auch zusätzliche Informationen wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummer oder Chargennummer dargestellt werden. Diese Angaben lassen sich direkt in der entsprechenden Maske erfassen. Zudem kann dort festgelegt werden, wie viele Etiketten gedruckt werden sollen.
Der Druck von Etiketten kann ebenfalls direkt aus den Modulen Bestandsinfo und Einlagerung initiiert werden.
Das Modul Fotodokumentation ermöglicht es Ihnen, sämtliche Schritte und Prozesse umfassend festzuhalten. Es leistet wertvolle Unterstützung bei Aufgaben wie der Schadensdokumentation im Wareneingang oder der korrekten Verpackung während der Kommissionierung. Auch die Verladung auf den LKW kann mithilfe des Moduls dokumentiert werden.
Zudem können Fotos von Begleitdokumenten oder Zertifikaten erstellt und gespeichert werden.
Die aufgenommenen Fotos können direkt auf dem Server gespeichert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Bilder in Berichten darzustellen. So können Sie beispielsweise Reports zu Wareneingangs- oder Kommissionieraufträgen erstellen, die sowohl die erfassten Artikel als auch die zugehörigen Fotos enthalten. Diese Berichte können Sie bei Reklamationen als Nachweis an Lieferanten oder Kunden weitergeben.
Der COSYS WebDesk wird über dem Browser aufgerufen. Nachdem Login sieht man den Startbildschirm, der ähnlich wie ein Computer aufgebaut ist. Über die verschiedenen Module (Verknüpfung) öffnen sich die entsprechenden Fenster. Über die Rechte können die Module ein- oder ausgeblendet werden.
Im Administrationsmenü sehen Sie alle Benutzerkonten. Die Konten können hier angelegt oder bearbeitet werden. Außerdem gibt’s die Möglichkeit Rechtegruppen zu verwalten und Benutzerkonten entsprechende Gruppen zuzuordnen. Außerdem können Mandanten und Filialen angelegt werden.
Die Stammdaten sind sehr wichtig für das System und können über den WebDesk angelegt oder importiert werden. Jeder Artikel hat eine eindeutige Artikelnummer, worüber dieser identifiziert wird. Zu jedem Artikel können verschiedene Attribute und Merkmale ergänzt werden, wie Meldebestand, Höchstbestand oder ob es sich um einen Chargen- oder Seriennnummergeführten Artikel handelt.
Ebenfalls können in dem System Lagerplätze gepflegt werden. Die Lagerplätze werden im WebDesk angelegt und bearbeitet. Sie können zwischen Lager, Lagerplätze und Lagerbereiche unterschieden werden. Außerdem können die Lagerplätze in Gruppen eingeteilt werden, so dass beispielsweise Sperrlagerplätze nicht für die Kommissionierung verwendet werden dürfen.
Unter dem Punkt Bestandsverwaltung können Sie alle Bestände einsehen. Es gibt die Ansicht auf Lagerplatz- oder Artikelebene. Bei der Lagerplatzebene sind alle Artikel eines Lagerplatzes aufgelistet. So sehen Sie beispielsweise, dass ein Artikel auf zwei Lagerplätzen liegt. In der Artikeleben sehen Sie genau wie oft ein Artikel auf Lager ist. In den beiden Ansichten können Sie auch Chargen und Seriennummern anzeigen lassen.
Im Bestandsverlauf sind alle durchgeführten Buchungen einsehbar. Über verschiedene Filter, beispielsweise Buchungsart, Zeitraum oder Artikelnummer, können Sie genau die Informationen sehen, welche Sie benötigen. Außerdem sind die erfassten Kommentare und der Erfasser einsehbar.
Im Wareneingangsmodul haben Sie alle Aufträge im Blick. Jeder Auftrag hat einen Status, so dass Sie jederzeit sehen können, wie weit ein Auftrag bearbeitet ist. Auch ist einsehbar, welche Positionen in einem Auftrag sind. Die Aufträge können im WebDesk angelegt oder importiert werden.
Alle Kundenbestellungen können als Auftrag im COSYS WebDesk angelegt oder importiert werden. In der Übersicht ist stets zu erkennen, wie weit ein Auftrag bearbeitet ist. So können Mitarbeiter aus der Auftragsverarbeitung mit einem Klick alle wichtigen Informationen sehen, ohne das Lager zu kontaktieren.
Zu allen Artikel können Melde- und Mindestbestände hinterlegt werden. Sobald ein Artikel unter den Bestand fällt, ist der Meldebestand erreicht und erscheint in der Liste. Nachdem der Bestand wieder über dem Meldebestand liegt, verschwindet der Artikel aus der Liste. Alternativ zu der Ansicht m WebDesk ist auch eine E-Mail Benachrichtigung möglich.
Im Modul Mindesthaltbarkeitsdatum erhalten Sie eine Übersicht über alle abgelaufenen Artikel. Diese können anschließend entweder über die Bestandsverwaltung oder die mobile App ausgebucht werden. Mit der PDA-Auswertung zur Restlaufzeit haben Sie zudem die Möglichkeit, Artikel frühzeitig zu identifizieren, bevor ihr Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht ist.
Das Dashboard gibt einen Überblick über verschiedene Aktivitäten im Lager. So erhalten Sie schnell einen Überblick über die Aktivitäten an den einzelnen Tagen und viele weitere Statistiken.
In dieser Übersicht erhalten Sie einen Überblick, welche Buchungsarten am Tag durchgeführt wurden. Sie können die Ansicht auf verschiedene Zeiträume filtern. So kann ein Muster abgeleitet werden, so dass der Personaleinsatz perfekt abgestimmt werden kann. Bei Klick auf eine Buchungsart können weitere Details zu den Buchungen angezeigt werden.
In der Artikelübersicht sehen Sie, wie oft ein Artikel bewegt worden ist. So ist direkt ersichtlich, welche Artikel die Top 10 bzw. Flop 10 sind. So können die Lagerplätze besser belegt werden, so dass die Renner weiter vorne im Lager sind.
Die Lagerplatzübersicht zweigt an, wie oft auf einem Lagerplatz Bewegungen sind. So können Sie ableiten, ob die Lagerplätze optimal gewählt sind. Wenn beispielsweise auf einem Lagerplatz weit hinten viele Bewegungen sind, ist es sinnvoll die Artikel von dem Lagerplatz weiter nach vorne zu verlagern.
Um zu bewerten wie effektiv die Mitarbeiter arbeiten, wird in der Ansicht der Lagerbewegungen nach Erfasser aufgelistet wie oft eine Lagerbewegung durchgeführt wurde.
In dieser Ansicht werden die Durchlaufzeiten der Aufträge angezeigt. Jeder Auftrag hat einen Status, die Zeit wird erfasst. So wird ermittelt wie lange ein Auftrag auf offen stand, bis er über bearbeiten anschließend abgeschlossen wurde.
Pro Buchungsart werden die Anzahl der Aufträge aufgelistete, welche an einem Tag / Monat bearbeitet wurden. So sehen Sie direkt wann viele Wareneingänge und Kommissionierungen gebucht wurden
Aufträge können gepakrt werden, wenn beispielsweise nur eine Teillieferung erfolgt ist. In dieser Übersicht ist ersichtlich, wie oft Aufträge unterbrochen werden.
FAQ Bestandsmanagement
Bestandsmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung von Aktiva, Beständen und Inventar. Es umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die richtigen Aktiva (wie Rohstoffe oder Fertigwaren) zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Bestandsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Planung und des Materialmanagement.
Im Bestandsmanagement gibt es eine Reihe verschiedener Aufgaben. Dazu gehört die Überwachung und Kontrolle des Bestandes, die Organisation der Lagerhaltung, die Planung der Bestellungen und die Kontrolle der Warenbewegungen. Das Ziel des Bestandsmanagements ist es, den reibungslosen Ablauf des Lagers zu gewährleisten und sicherzustellen, dass genügend Waren vorrätig sind, um die Nachfrage zu decken.
Das Ziel des Bestandsmanagements ist es, den Bestand eines Unternehmens so zu verwalten, dass er die Nachfrage der Kunden bedienen kann, ohne dass es zu Engpässen oder Verlusten kommt. Dazu gehört die Planung der Produktion und des Lieferkettenmanagements sowie die Überwachung und Kontrolle des Bestands.
Der Erfolgsfaktor Bestandsmanagement ist die Fähigkeit, den Bestand eines Unternehmens zu verwalten und zu kontrollieren. Dies beinhaltet die Überwachung des Lagerbestands, der Produktion und der Lieferungen. Es ist wichtig, den Bestand so zu verwalten, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht und Kunden zufrieden sind. Ein gutes Bestandsmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn der Bestand nicht richtig verwaltet wird, kann dies zu Engpässen führen, was wiederum dazu führt, dass Kunden unzufrieden sind. Auch kann es zu Produktionsproblemen kommen, wenn der Lagerbestand nicht ausreichend ist. Ein gutes Bestandsmanagement hilft dem Unternehmen also, seine Ziele zu erreichen und Kunden zufriedenzustellen.
o Bei einer Bestandskontrolle überprüft man die vorhandenen Waren, Materialien oder Produkte in einem Lager oder Geschäft. Ziel ist es, festzustellen, ob die tatsächlich vorhandenen Bestände mit den in den Systemen erfassten Beständen übereinstimmen.
Die Bestandssteuerung umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, den Lagerbestand eines Unternehmens optimal zu verwalten. Ziel ist es, die richtige Menge an Waren oder Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um Engpässe zu vermeiden und gleichzeitig Lagerkosten zu minimieren.
Das Bestandsmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle von Lagerbeständen, um Verfügbarkeit zu sichern, Kosten zu minimieren und Überbestände zu vermeiden. Dazu gehören die Bestandsplanung anhand von Prognosen, die Bestandskontrolle durch Inventuren und die Bestandssteuerung mit optimierten Bestellmengen und Sicherheitsbeständen. Eine effiziente Lagerhaltung und ein strukturiertes Bestellmanagement sichern reibungslose Abläufe. Kennzahlen und moderne Technologien wie ERP-Systeme oder KI helfen, Bestände zu optimieren. Ein gutes Bestandsmanagement senkt Kosten, vermeidet Engpässe und steigert die Effizienz.
Zur Bestandsoptimierung gibt es verschiedene Methoden, die helfen, Lagerkosten zu senken und die Verfügbarkeit zu sichern. Die ABC- und XYZ-Analyse priorisieren Bestände nach Wert und Vorhersagbarkeit. Just-in-Time (JIT) minimiert Lagerbestände durch bedarfsgerechte Lieferung, während das Sicherheitsbestandsmanagement Engpässe verhindert. Das Bestellpunkt- und Bestellrhythmusverfahren steuern Nachbestellungen automatisch oder in festen Intervallen. Das EOQ-Modell berechnet die optimale Bestellmenge, während Dropshipping und Vendor Managed Inventory (VMI) die Lagerhaltung teilweise oder ganz an Lieferanten auslagern. Eine gezielte Kombination dieser Methoden verbessert Effizienz und Liquidität.